Выбираем среду для работы: Яндекс 360 для бизнеса или VK WorkSpace?

Сравнили две российские платформы: Яндекс 360 для бизнеса и VK WorkSpace, — чтобы выяснить, сколько стоят подписки, какие сервисы в них входят, какие есть ограничения по объему места в облачном хранилище и другие плюсы и минусы. Сразу предупредим: деталей много, поэтому текст будет длинным.

Зачем бизнесу отдельный тариф

У Яндекса и VK WorkSpace есть сервисы для физических лиц: почта, облачное хранилище, редактор документов и таблиц. Они не подходят для работы в команде — файлы хранятся не централизованно, нельзя подключить собственный домен для почты и управлять структурой компании: добавлять или удалять сотрудников, настраивать для них доступы к сервисам.

Для задач бизнеса у обеих компаний есть специальные тарифы, которые объединяют разрозненные сервисы в инфраструктуру и помогают организовать коммуникацию внутри любой компании, будь то небольшой офис на 10 человек или корпорация с филиалами по всей стране.

Яндекс 360 для бизнеса

В подписку входят: Почта, Мессенджер, Диск, Документы, Заметки, Телемост — аналог Zoom, — Календарь и Рассылки.

VK WorkSpace

На платформе есть: корпоративная почта VK WorkMail, облачное хранилище VK WorkDisk с возможностью редактирования документов, цифровое пространство VK Teams — аналог Телеграма и сервис рассылок.

Список сервисов, входящих в Яндекс 360 выглядит чуть внушительнее

Какие тарифы есть у VK WorkSpace и Яндекса

В Яндекс 360 для бизнеса всего три тарифа, которые различаются количеством места на Диске и писем в Рассылках

• В Базовом тарифе 100 ГБ места и 1500 писем
• В Оптимальном — 1 ТБ места и 50 000 писем
• В Расширенном — 3 ТБ места и 100 000 писем

В Оптимальном и Расширенном тарифах можно проводить онлайн-трансляции и подключать до 10 000 зрителей.

Подписка стоит от 249 рублей в месяц за одного сотрудника. На команду из 10 сотрудников она будет стоить 2490, 5590 или 13 990 рублей в месяц. Стоимость зависит от тарифа и может меняться, поэтому актуальную информацию смотрите на сайте Яндекса.

VK WorkSpace более гибкий, его можно собирать как конструктор. Отдельно оплачиваются сервисы WorkMail, WorkDisk и VK Teams.

На команду из 10 человек подписка будет стоить 4170 рублей в месяц, если подключать каждый сервис по отдельности, или 1490 рублей в месяц, если выбрать пакет «Всё включено». Если ни один из тарифов не подходит, можно выбрать Enterprise версию, оставив заявку на ее подключение.

У VK WorkSpace есть бесплатный тариф, но с ограничениями: максимум три сотрудника и 3 ГБ на диске, нет адресной книги, контроля действий сотрудников и доступа к их почтовым ящикам, восстановления удаленных писем, приоритетной поддержки, интеграции по API и брендирования веб-интерфейса собственным логотипом.

Подключение домена в Яндекс 360 для бизнеса и VK WorkSpace

Для того чтобы сервисы заработали, сначала нужно подключить домен.

Заходим в панель администратора, добавляем домен, подтверждаем права владения, добавляем MX- и SPF-записи и DKIM-подпись, чтобы почта приходила, а письма не попадали в спам.

Подключаем домен по инструкции — процесс занимает не более 30 минут. Если всё сделали верно, в разделе доменов будет отображаться «‎Домен настроен».

В VK WorkSpace настройка прошла гладко и быстро

В VK WorkSpace после подключения домена подключается почта VK WorkMail. Отдельно нужно активировать сервисы: VK WorkDisk — файловое хранилище и VK Teams — это корпоративная среда для звонков, чатов и каналов. Для активации сервисов администратор или владелец должен по очереди войти в соответствующие разделы в панели администратора и выбрать тариф.

Всё можно настроить под себя. Например, если VK Teams не нужен, его можно вообще не подключать. В VK WorkMail можно остаться на базовом тарифе, если адресные книги, приоритетная техподдержка и другие фишки вашей компании не нужны. А в VK WorkDisk выбрать тариф дороже, чтобы получить больше места на диске.

В VK WorkSpace домен мы подключили без проблем.

В Яндексе не получилось настроить работу с первого раза. Проверили введенные параметры и пять раз на протяжении 30 минут пытались подключиться, но сервис выдавал ошибку, что SPF-записи не настроены.

В Яндекс при настройке возникла ошибка с SPF-записью

Это значит, что исходящие письма будут попадать в спам. Через полтора часа ошибка пропала сама, затем в течение дня появлялась и снова исчезала. На следующий день проблема пропала.

Перенос писем и файлов

Если вы раньше пользовались другой рабочей платформой, например от Google или Microsoft, можете перенести все файлы и письма со старых аккаунтов на новую платформу, то есть мигрировать. И Яндекс 360 для бизнеса, и VK Workspace поддерживают такую возможность.

В Яндексе процесс переноса автоматизирован, но сначала нужно создать учетные записи сотрудников в профиле компании. Дальше скачать CSV-файл со списком сотрудников с платформы, с которой хотите переехать, добавить его в раздел «Миграция» и запустить перенос.

Если всё сделали верно, появится надпись «‎Идет миграция»

В VK WorkSpace процесс автоматизировать не получится, придется вносить адреса электронной почты сотрудников вручную и переносить письма и файлы для каждого по отдельности.

Мы решили проверить, как будет работать миграция между сервисами: сначала попробовали перенести письма в Яндекс 360 для бизнеса из VK WorkSpace, а потом обратно.

В Яндекс 360 для бизнеса из VK WorkSpace перенести письма у нас не вышло, хотя делали всё по инструкции. Скачали детализацию миграции, чтобы посмотреть ошибку. В ошибке указано ‎external password for custom provider is required, что переводится как «‎требуется внешний пароль для пользовательского провайдера»‎, но куда его вводить — неясно.

Скачали детализацию и узнали, какая ошибка, но исправить не получилось

В VK Workspace перенести письма тоже не вышло. Настроили миграцию и сборщик писем с другого сервера, но письма не перенеслись. Ошибки при этом никакой не было.

Сборщик при этом работал

Обратились в поддержку обоих сервисов, чтобы разобраться с ошибками, прождали восемь дней, но ответ пока не получили.

Распределение команды в Яндекс 360 для бизнеса и VK WorkSpace

В Яндекс 360 для бизнеса можно распределить сотрудников по подразделениям и группам.

• Подразделение — это аналог отдела в компании. Сотрудник может быть только в одном подразделении.
• Группа — это аналог проектной команды. Если сотрудник занят в проектах разных отделов, его можно добавить в несколько групп. Это удобно для юристов, программистов и других специалистов, которые курируют сразу несколько проектов. В группе сотруднику можно назначить роль, указать, за что он отвечает.

Так выглядят подразделения

Можно добавить в профиль компании офисы (до 10 штук) и переговорки (до 100), а еще — указать вместимость комнат. Тогда сотрудники смогут планировать встречу в календаре и одновременно бронировать помещение, подходящее под масштаб мероприятия.

Фишка с офисами и переговорками выглядит прикольно: не нужно писать отдельно в чат и спрашивать, свободна ли переговорка, — это видно сразу в отдельном разделе

Пользователям внутри платформы можно предоставить права администратора, которые позволят назначать других администраторов, управлять профилями сотрудников, в том числе увеличивать им место на Диске, и распределять их по подразделениям и группам.

В VK WorkSpace тоже есть управление структурой компании — отделы и группы рассылок, куда после создания структуры вы можете добавить пользователей. К примеру, если пришло письмо в отдел финансов, посмотреть его смогут только участники этой группы.

Форма добавления профиля сотрудника. Отдел, к которому он будет прикреплен, выбирается из раскрывающегося списка

Одного пользователя нельзя добавить в несколько групп. Это неудобно, если сотрудник курирует несколько проектов внутри компании, например бухгалтер.

Пользователям внутри платформы можно выдать права управления:

• Владелец — полностью управляет доменом, моментально удаляет пользователей, назначает администраторов. Доступна полная функциональность панели администраторов. Владельцев может быть несколько (больше трех).
• Администратор — может делать то же самое, что и владелец, за исключением управления списком администраторов и моментального удаления пользователей. Если он удалит аккаунт сотрудника, профиль исчезнет из организации только через два дня. Администраторов тоже может быть несколько.
• Администратор группы рассылок — может управлять только рассылками внутри компании. В панели администратора доступны разделы «Пользователи», «Миграция», «Инструкция».

Что в итоге. В Яндексе более понятное распределение команд и можно добавить сотрудника в несколько групп. Функция с офисами тоже выглядит удобной.

Но настройка доступов не очень гибкая: сотрудника можно назначить только администратором. Это накладывает некоторые ограничения: например, доступ к массовым рассылкам есть только у администраторов. Если к команде подключается, например, маркетолог, которому нужно отправлять рассылки, придется открывать для него управление профилем.

В VK Workspace запутанная система построения структуры организации. Непонятно, зачем разделение на отделы и группы рассылок, — выглядит так, что эти сущности дублируют друг друга. Еще нельзя добавить сотрудника в несколько групп. Зато настройка прав доступа гибкая.

Яндекс Почта и VK WorkMail

В обоих сервисах может храниться неограниченное количество писем в почтовом ящике. Даже если объем будет превышать 1 терабайт, вам не придется доплачивать.

Есть фильтр спама, автоматическая проверка писем на вирусы, защита от взлома, адресная книга, почта для отделов компании, видеозвонки и возможность добавить событие в календарь прямо из письма.

В Яндекс 360 для бизнеса есть переводчик писем, VK WorkMail таким похвастаться не может.

Яндекс Диск и VK WorkDisk

В оба дисковых пространства можно загружать файлы и открывать доступы. Основное различие — в количестве свободного места.

Внутри обоих сервисов есть работа с текстовыми документами и презентациями, совместное редактирование. Плюс возможность поделиться файлом по ссылке и ограничить срок ее действия.

В Яндексе, если открыть документ только для просмотра, можно установить пароль и запрет на скачивание. При доступе с возможностью редактирования пароль и запрет на скачивание установить нельзя.

У каждого сервиса есть свои уникальные фишки:

• VK WorkDisk — плагин для проверки текста при помощи сервиса «Главред», который оценивает стилистику текста на информативность и читаемость.
• Яндекс Диск — автосохранение важных файлов в программе «Яндекс Диск для Windows» и расширенная история изменений. Первое нужно, чтобы у сотрудников точно был скачан важный файл, а второе позволит отследить, что и когда пользователи делали внутри Диска.

Во время теста мы загрузили в облако текстовый документ с обзором Xiaomi 12. Он должен был открыться онлайн в редакторах документов VK WorkDisk и Яндекс Диска, но этого не произошло — файл можно было только скачать. Он весил 103 МБ, а с другими документами объемом до 33 МБ таких проблем не было. Предполагаем, что редактировать большие файлы онлайн может быть сложно.

Дополнительные сервисы Яндекс 360 для бизнеса и VK WorkSpace

Помимо почты и диска, Яндекс предлагает бизнесу Мессенджер, Телемост, Календарь, Рассылки и Заметки. В VK WorkSpace есть Teams — мессенджер с каналами и видеозвонками — и Календарь.

Мессенджеры. И в Яндекс Мессенджере, и в VK Teams есть каналы, чаты, боты, аудио- и видеозвонки. Качество связи одинаковое, различий не нашли.

В Яндекс Мессенджере есть возможность пометить сообщение важным, есть распознавание голосовых сообщений на русском языке длительностью не более 10 минут и обсуждения отдельных постов — как комментарии в Телеграме.

Голосовые нельзя пересылать и цитировать, а отправлять можно только в чате с одним собеседником или в приватном групповом чате.

Приватный групповой чат в Мессенджере: есть комментарии и возможность записать голосовое

В VK Teams есть как временные эмодзи-статусы, так и постоянные. Если вы на созвоне, автоматически ставится соответствующий смайлик. По ссылке в видеозвонке могут участвовать до 100 человек.

Канал в VK Teams

В VK Teams можно устраивать звонки в группе до 30 человек. В Яндекс Мессенджере вообще нет групповых звонков. Звонить можно только в личных сообщениях.

Зато для видеовстреч есть отдельный сервис — Телемост. Аудио- и видеозвонки в Телемосте ограничены 40 участниками, но есть трансляции, которые могут смотреть до 10 000 зрителей, — полезно, если проводите тренинги или лекции.

Плюс, если на встрече или трансляции в Телемосте участники общались в чате, после ее окончания диалог переносится в Мессенджер. Там сохраняются сообщения и можно продолжить обсуждение. А на Диске организатора в отдельной папке сохраняются все вложения, отправленные во время встречи. Это удобно, если нужно вернуться к документам или темам, которые обсуждали.

Календари. В обоих сервисах календарь у каждого сотрудника индивидуальный, но поддерживает возможность поделиться мероприятием с коллегами и быстро запланировать созвон, отправив письмо на почту. Также можно включить напоминание, чтобы участники встречи не забыли о планируемом событии. Занятость коллег можно посмотреть на этапе выбора участников встречи.

Если создать новое событие в календаре и перейти к полной форме, можно выбрать переговорку и добавить участника, посмотрев его занятость

В Яндексе можно настроить ежедневные напоминания о делах. К примеру, каждое утро в 10:00 вам на почту будет приходить письмо с запланированными задачами.

Календарь удобный и понятный

Рассылки и Заметки. Есть только в Яндексе, в VK WorkSpace аналогов нет.

Рассылки Яндекса — это отдельный сервис для массовой отправки писем по базе получателей. Есть ограничения по количеству отправляемых писем: 1500 писем в месяц для тарифа Базовый, 50 000 — для тарифа Оптимальный и 100 000 — для тарифа Расширенный.

Есть готовые шаблоны верстки, их можно редактировать

Заметки — пространство, где можно создавать короткие записи, вести маркированные списки, форматировать их, прикреплять к текстам картинки — до 40 штук. Но ими нельзя делиться.

Поддержка рабочих сред на разных ОС

Управлять организацией и в Яндекс 360 для бизнеса, и в VK WorkSpace можно только в веб-версии.

Полный функционал сервисов Яндекса доступен в браузере: не обязательно фирменном, можно использовать Google Chrome.

Для Windows 7 и выше есть приложения: Почта, Календарь, Диск и Телемост, — они ставятся автоматически при установке Яндекс Браузера. Если браузер не нужен, можно отдельно установить Почту, Телемост, Мессенджер и Диск.

Для macOS 10.14 и выше — Браузер, Телемост, Мессенджер и Диск. Ставятся отдельно. Для Linux доступны только Браузер и Диск, устанавливаются отдельно.

Для работы со смартфона есть Яндекс Почта и Яндекс Диск. Все сервисы, кроме Мессенджера, доступны на iOS и Android прямо в них. Мессенджер можно скачать и установить отдельно.

Полный функционал VK WorkSpace доступен только в браузере.

Для Windows 7 и выше, а также macOS 10.9 и выше есть приложения Teams и Диск-О, их нужно устанавливать по отдельности. На Linux можно установить только Teams.

Подключиться к облачному хранилищу VK WorkSpace можно через сетевой диск по протоколу WebDAV. Если не хочется загружать отдельное приложение для доступа к файлам в облаке, пользуйтесь этим способом, это сэкономит место на компьютере.

Поскольку для ПК нет отдельного почтового приложения от VK WorkSpace, мы попробовали войти в учетную запись в стандартном приложении «Почта» на Windows.

Сначала вылезла ошибка «‎не удалось найти сведения для этой учетной записи».‎ Попробовали подключить по IMAP — в учетную запись вошли, на почту пришло письмо о подозрительной активности. Предоставили доступ сторонним клиентам в настройках сервиса, создали пароль — и всё заработало.

Для работы с VK WorkSpace с мобильного устройства придется скачивать три отдельных приложения: VK Почта (Почта Mail.ru), VK Teams и облако Mail.ru.

Безопасность

Яндекс работает по безопасному HTTPS-протоколу и проверяет подлинность почты отправителя. Следит, не отправили ли вам злоумышленники вирусное письмо якобы с почты поддержки Яндекса. Данные хранятся в нескольких копиях в разных дата-центрах на территории России и шифруются при передаче через интернет и внутри сервисов Яндекса.

Еще в системе Яндекса есть вход по SSO — не нужно каждый раз вводить логин и пароль при переключении между сервисами.

Вход в сервис авторизации соответствует стандарту безопасности AICPA SOC 2 — это один из самых надежных на сегодняшний день методов. Прежде чем получить этот сертификат, сервис проходит независимую проверку. Его также используют Google, Amazon, Microsoft и другие крупные компании.

В Яндекс Почте есть архив писем: администратор организации может вернуться к письму любого сотрудника, даже если оно удалено. Контролировать работу с файлами в Яндекс Диске помогает аудит лог, в котором сохраняется информация о том, кто, когда и каким образом вносил изменения.

В VK WorkSpace нет входа по SSO и сертификата AICPA SOC 2. Зато для доступа к Teams на WorkMail приходит одноразовый пароль, поэтому без доступа к нему прочитать чаты Teams не выйдет. А администратор может проверять активность каждого пользователя: что делал, с какого IP-адреса и устройства заходил.

Итог: какую площадку выбрать для бизнеса

Оба сервиса похожи по функциям, которые предоставляют, но у Яндекс 360 для бизнеса более интересные фишки, выше уровень безопасности и удобное управление компанией. Поэтому можно потерпеть даже баг, который у нас возник при подключении домена, и то, что не все программы доступны для macOS и Linux.