Меняем стандарты: OfficeSuite Sheets против MS Excel

Мы продолжаем цикл статей о продуктах из офисного пакета OfficeSuite, который выпускает компания MobiSystems. В первой части мы рассказали про текстовый редактор Documents, а в этом материале сравниваем программу для таблиц Sheets с Microsoft Excel.

Как мы тестировали табличные редакторы

Как и при тестировании текстовых редакторов, мы решали не самые тривиальные задачи — «базу» мы уже протестировали ранее.

В ходе эксперимента:

• Мы построили график работ на основе диаграммы Ганта. Такая диаграмма используется для планирования и управления проектами. В ней обычно фиксируют задачи и продолжительность выполнения. Мы составили график без готовых диаграмм, которые есть в табличных редакторах. Вместо этого применили простые формулы и правила условного форматирования.
• Собрали таблицу для ведения семейного бюджета. Для этой задачи мы использовали готовый шаблон и сделали диаграмму, чтобы определить наибольшие и наименьшие категории расходов.

Что нужно знать про OfficeSuite Sheets

Табличный редактор может работать на устройствах с операционными системами Windows, macOS, iOS и Android. Программа поддерживает форматы XLS, XLSX, XLSM, XLT, XLTX, ODS, OTS, CSV, TSV и NUMBERS.

У OfficeSuite Sheets, помимо ПК-версии, есть мобильное приложение. Редактор можно использовать как офлайн, так и онлайн. Если будете работать с таблицами и на компьютере, и на смартфоне, то пригодится облачное хранилище MobiDrive, чтобы все файлы были в одном месте и не приходилось отправлять самому себе нужный документ.

Этап №1. Собрали таблицу для диаграммы Ганта и использовали формулы

И в Microsoft Excel, и в OfficeSuite Sheets много формул, которые упрощают работу с данными. Есть как распространенные варианты для суммирования и умножения чисел, так и специализированные. Например, ЭФФЕКТ позволяет вернуть фактическую годовую процентную ставку, а КПЕР — количество периодов для капиталовложения.

В продукте Microsoft есть удобная функция — можно посмотреть, какие ячейки зависят от выделенной и, наоборот, как выделенная ячейка влияет на данные из остальных. Это пригодится, если в таблице много формул и сложно отследить, как они взаимосвязаны между собой. В OfficeSuite Sheets мы искали такую опцию в разделе «Формулы», но не нашли.

Чтобы протестировать программы, мы придумали легенду: в digital-агентство обратился новый клиент и заказал разработку сайта. Поскольку компании нет смысла покупать специализированное ПО для ведения проектов, менеджеру нужно составить диаграмму Ганта в табличном редакторе.

Мы перечислили этапы создания сайта и указали сроки выполнения для каждой задачи, добавили даты с 02.05 до 14.06, потому что компания планирует сделать проект за 1,5 месяца.

В таблице мы скрыли выходные и праздничные дни, когда команда не работала над сайтом

По задумке, редактор с помощью правил условного форматирования закрасит ячейки, которые соответствуют датам выполнения каждой задачи. Для этого мы сначала составили простую формулу с логической функцией И. Она будет сопоставлять с календарем данные из колонок «Начало» и «Конец». Для удобства мы написали выражение в пустой строке, чтобы позже перенести его в правила условного форматирования.

В формуле перед номерами столбцов и строк проставлены знаки “$” — они нужны, чтобы редактор искал информацию по конкретному столбцу или строке

С этой задачей не возникло сложностей. Интерфейс OfficeSuite Sheets похож на Microsoft Excel, поэтому в программе легко разобраться и не приходится долго искать нужные функции.

Этап №2. Настроили условное форматирование

Иногда в таблице нужно выделить важные детали цветом. Но если не хочется раскрашивать каждую ячейку вручную, проще настроить правила условного форматирования. В обоих редакторах доступна такая функция. И в Microsoft Excel, и в OfficeSuite Sheets можно выделять как отдельные ячейки, так и заливать гистограммы и цветовые шкалы. Только в продукте Microsoft есть еще значки вроде флажков, крестиков и галок.

Создавать правила условного форматирования легко в обеих программах. Например, можно указать слова и даты, которые должны быть в ячейке, чтобы она автоматически окрашивалась. Мы использовали формулу, которую написали на предыдущем этапе тестирования, затем выбрали цвет и назначили диапазон ячеек.

Напротив каждой задачи закрасились ячейки, которые соответствуют датам из календаря

Чтобы усложнить условия эксперимента, мы развили легенду. Во время работы над проектом менеджер отмечал, сколько дней на самом деле ушло на каждый этап. В итоге к колонкам «План» добавился «Факт», и мы написали еще две формулы. Первое выражение сопоставляет с календарем даты фактического начала и окончания работ. Вторая формула проверяет, как соотносятся «План» и «Факт».

Такое выражение поможет обозначить на графике отставание от сроков

Мы создали новые правила форматирования, где указали формулы, цвета и диапазон. Редактор закрасил оранжевым ячейки, соответствующие стадиям, на которых фактическая продолжительность работ не совпала с планируемой, а светло-голубым — дни, в которые команда отставала от графика.

По диаграмме легко отследить, на какие стадии понадобилось больше времени, и планировать следующие проекты с учетом этого опыта

После тестирования OfficeSuite Sheets мы сделали такую же диаграмму в MS Excel. В этой программе удалось обойтись двумя формулами благодаря способу заливки, который позволяет заштриховать нужные ячейки.

Планируемые и фактические даты работы над проектом заштрихованы, а дни, когда команда отставала от графика, выделены голубым цветом

Второй этап тестирования прошел легко, потому что правила условного форматирования в OfficeSuite Sheets настраиваются так же, как и в MS Excel. В итоге у нас получилась простая диаграмма Ганта, которая подойдет для кратковременных проектов, где не нужно отслеживать контрольные точки и указывать исполнителей. При этом нет разницы, где именно составлена диаграмма, ведь она решает одну и ту же задачу — наглядно представляет этапы работы.

Этап №3. Проверили шаблоны

В табличных редакторах, как и в текстовых, есть шаблоны документов. Только в Microsoft Excel сотни образцов на любые случаи — от кредитных калькуляторов до учебных планов и списков оборудования. В OfficeSuite Sheets — три шаблона в программе для ПК и восемь — в мобильном приложении. Например, в обеих версиях есть отчет о расходах и счет на оплату.

Еще больше интересного и полезного в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь!

Чтобы протестировать программы, мы выбрали шаблон для ведения семейного бюджета и доработали его. В образце из OfficeSuite Sheets предусмотрены таблицы для трат, поступлений и накоплений, а еще настроены формулы и диаграмма с расходами.

Так выглядит шаблон в OfficeSuite Sheets, который мы русифицировали во время работы

Сводки с доходами и накоплениями мы заполнили сразу. По нашей задумке, семья состоит из двух взрослых человек. И муж, и жена работают, поэтому в таблице зафиксированы их зарплаты. Есть и третья статья доходов — это сдача квартиры в аренду. Еще семья регулярно откладывает часть денег на отпуск и финансовую подушку.

Доходы и накопления считаются автоматически благодаря формулам, поэтому нам осталось только поправить формат чисел — к суммам проставились рубли вместо долларов

Чтобы в диаграмме показывались целые категории, а не разовые расходы вроде бизнес-ланчей, мы доработали образец. Для этого добавили лист и создали две таблицы. В первой можно фиксировать траты, а вторая нужна для подсчетов, сколько денег ушло на каждую категорию. Затем мы добавили примерные расходы на две недели.

Столбцы с категорией и общей суммой пока остались пустыми, потому что их заполним на следующем этапе

После доработки шаблона OfficeSuite мы приступили к тестированию MS Excel. В выбранном образце есть списки для трат и поступлений, настроены формулы и диаграмма — как и в OfficeSuite Sheets, но на ней отображается разница между доходами, расходами и остатком.

Шаблон в Excel на русском языке, поэтому подписи не пришлось переводить

Мы добавили расходы и доходы в документ. В отличие от образца из OfficeSuite Sheets, в Excel нет сводки накоплений. Поэтому если нужно фиксировать эту часть семейного бюджета, придется создавать отдельную таблицу.

Плюс шаблона из Excel — автоматический подсчет разницы между расходами и доходами

В обоих шаблонах легко вести семейный бюджет. В образце из Excel удобнее отслеживать текущий баланс, но не получится сделать срез по категориям и определить статьи с самыми крупными расходами. А в шаблоне из OfficeSuite Sheets больше возможностей для аналитики — можно определить, на что уходит много денег, и планировать бюджет с учетом этой информации.

Этап №4. Собрали данные для таблицы с семейным бюджетом

В обоих редакторах удобно работать с данными. Можно импортировать текст в таблицы, настраивать фильтры для указанных диапазонов и удалять дубликаты. Microsoft Excel позволяет еще сводить информацию из разных листов в один — например, суммировать или перемножать числа. Но для этого проще использовать формулы, чем функцию консолидации.

Мы протестировали OfficeSuite Sheets на опции «Проверка данных», с помощью которой легко настроить выпадающие списки. Для этого перечислили в таблице с итогами категории, в условиях проверки задали параметр «Разрешить список» и указали диапазон. Напротив ячеек с тратами появилось меню, где можно выбрать нужную категорию.

Список поможет сэкономить время, ведь не придется писать категории каждый раз заново

Чтобы заполнить второй столбец в таблице с итогами, мы настроили формулы с математической функцией СУММЕСЛИ. По таким выражениям редактор найдет в указанном диапазоне нужную категорию и суммирует соответствующие траты.

На машину ушло 7000 рублей — редактор посчитал расходы на бензин и замену масла

Достаточно один раз настроить формулы, и не придется считать вручную, сколько денег уходит на каждую категорию. А если вы планируете расходы в начале месяца, то в конце можно сравнивать, удалось ли вписаться в бюджет или вы потратили больше, чем нужно.

Этап №5. Оформили диаграммы

И в Microsoft Excel, и в OfficeSuite Sheets можно собирать диаграммы для визуализации данных. В продукте Microsoft представлено 18 вариантов, в OfficeSuite — 12. Набор диаграмм похожий — например, в обоих редакторах есть столбчатые, линейчатые, круговые и пузырьковые. Только в MS Excel доступны специализированные варианты. Среди них картограмма — она понадобится, если нужно визуализировать статистические данные по регионам или странам.

Чтобы протестировать функцию, мы вернулись к файлу с семейным бюджетом. На листе с доходами и накоплениями собрали новую таблицу для трат.

В ячейках есть формулы, которые автоматически подставляют данные из подробной таблицы с расходами

Мы сделали линейчатую диаграмму, по которой удобно отслеживать, сколько денег уходит на каждую категорию.

По диаграмме видно, что категории с наибольшими тратами — это «Продукты» и «Одежда и обувь». Третье место делят «Здоровье» и «Товары для дома»

После тестирования у нас получилась таблица, с которой удобно планировать семейный бюджет. Можно не только записывать расходы и доходы, но и вести накопления, классифицировать траты и отслеживать наибольшие категории расходов.

Что в итоге

OfficeSuite Sheets похож на MS Excel — и возможностями (у него есть большая часть функционала Excel), и цветовой гаммой. Если вы раньше работали в продукте Microsoft, то сложностей не возникнет.

Еще один плюс OfficeSuite — наличие мобильного приложения. В нем удобно работать с таблицами в дороге, если под рукой нет ноутбука. Через программу легко вести бюджет — можно сразу записывать расходы, как только потратили деньги.

Из недостатков — в OfficeSuite Sheets меньше инженерных формул, так что его может не хватить для решения специализированных задач, которые, впрочем, решает очень малое число пользователей.

Как мы отмечали ранее, OfficeSuite намного дешевле MS Office. Версия MS Office 2021 года для дома и бизнеса стоит летом 2024 года около 30 тысяч рублей, а OfficeSuite для дома и бизнеса 2023 — 6990 рублей. Помимо офисных приложений, предоставляется бесплатное облачное хранилище на 5 либо 100 ГБ в зависимости от типа лицензии.

Для желающих попробовать OfficeSuite на сайте разработчика можно скачать полноценную версию продукта и семь дней тестировать программу.

Реклама. Рекламодатель ООО «Ситилинк». ОГРН 1147746461422. ERID: 2SDnjcVewcN

5

Офисное приложение MOBISYSTEMS OfficeSuite для дома и бизнеса 2023 Windows 1ПК бессрочный [bdl-oshb1pclt_2]

6990 ₽

5

Офисное приложение MOBISYSTEMS OfficeSuite для дома и студента 2022 Windows 1ПК бессрочный [bdl-oshs1pclt]

5990 ₽

4.5

Офисное приложение MOBISYSTEMS OfficeSuite для дома и бизнеса 2021 Windows 1ПК бессрочный [bdl-oshb1pclt]

6990 ₽

5

Офисное приложение MOBISYSTEMS OfficeSuite персональный Windows 1ПК 1 год [bdl-ospw1pc1y]

1990 ₽