7 ошибок организации рабочего места, которые снижают продуктивность

В документах творится хаос, спина болит из-за неудобного стула, а компьютер то и дело тормозит — так выглядит день менеджера, когда рабочее место в офисе организовано неправильно. Из-за дискомфорта сотрудник чаще отвлекается, и работа идет медленнее.

Чтобы понять, какие ошибки допускают работодатели, когда обустраивают офис, мы поговорили с Михаилом Моисеевым, руководителем и менеджером по продажам с 25-летним стажем.

Ошибка №1. У сотрудника нет своего стола

Некоторые офисы устроены по типу коворкингов, и сотрудник может каждый день занимать любой стол. Такой подход эффективен в технологичных компаниях, где все работают за ноутбуками, но не подходит для стандартного отдела продаж: у менеджеров слишком много документов, которые придется постоянно переносить.

Если у менеджера есть фиксированное место, на подготовку к работе в начале дня уходит примерно десять минут. Но когда каждый раз надо искать новый стол, приходится тратить минимум полчаса, чтобы разложить вещи и документы, включить компьютер, запустить рабочие программы и войти в аккаунты. Столько же времени теряется вечером, чтобы всё закрыть и убрать. Получается, час рабочего времени уходит только на организацию места — это неэффективно.

Как эффективнее: зафиксировать конкретное место за каждым менеджером. Перед этим лучше поговорить с сотрудниками, чтобы узнать их предпочтения. Возможно, кто-то не хочет сидеть спиной к окну, а кто-то у прохода — эти пожелания лучше учесть, чтобы всем было комфортно.

Если сотрудники работают в гибридном формате и приходят не каждый день, стоит внедрить систему бронирования мест. С помощью мобильного приложения можно создать виртуальную карту офиса, на которой менеджеры будут занимать столы на следующий рабочий день. Такие программы уже существуют, разрабатывать с нуля ничего не придется.

А чтобы не приходилось носить домой все документы и технику, выделите шкафчики для хранения личных вещей.

Ошибка №2. Не учтены потребности сотрудника при выборе техники

Обычно компания закупает всем сотрудникам похожие компьютеры. Кажется, что это удобно, ведь можно один раз выбрать технику и купить ее оптом со скидкой. Однако у каждого менеджера свои обязанности, и им могут понадобиться разные устройства.

Как эффективнее: подбирать технику индивидуально в зависимости от рабочих обязанностей. Например, один сотрудник часто ездит на встречи к клиентам, и ему нужен легкий ноутбук. В этом случае подойдут модели вроде Huawei MateBook D 15 и Honor MagicBook X15, которые весят всего 1,5 кг.

Другой работает с тяжелыми программами и просматривает их одновременно, поэтому ему понадобится мощный ноутбук или стационарный компьютер, например iRU Home 310H5SM.

А если у всех менеджеров похожие потребности вроде работы в 1C и программах Microsoft Office, можно выбрать одинаковые стационарные компьютеры, например iRU Home 310H5SE.

Ошибка №3. Нет монитора

Менеджеры работают сразу в нескольких вкладках, и иногда нужно, чтобы они были открыты одновременно. Например, нужно смотреть аналитику, рекламный кабинет или CRM-систему, сводную таблицу с данными. На маленьком экране ноутбука с диагональю 14–15 дюймов этого не сделать: текст становится нечитаемым.

Для работы с таблицами маленький экран тоже не годится: отображаются не все колонки и приходится тратить время на то, чтобы двигать бегунок. Оптимальная диагональ, которая позволяет удерживать весь экран в поле зрения, — 24 дюйма. Для большого количества программ подойдет и монитор с диагональю 27 дюймов или даже второй монитор.

На мониторе с диагональю от 24 дюймов будет удобно работать сразу в нескольких вкладках и просматривать большие таблицы

Как эффективнее: купить монитор, к которому менеджер сможет подключать ноутбук. Хорошо, когда у монитора есть функция защиты зрения и возможность регулировать высоту и угол наклона.

Ошибка №4. Стол не подходит по размеру

Чтобы сэкономить, в офисы часто покупают столы с небольшой рабочей поверхностью — примерно 60 × 70 см. Этого недостаточно, чтобы разместить и монитор, и клавиатуру, и документы. Например, если менеджеру понадобится подписать бумажный договор, ему придется двигать всё, чтобы освободить место. И так каждый раз, когда нужно поработать с бумагами.

Как эффективнее: подберите подходящие по размеру столы. Оптимальная ширина столешницы — 120–130 см. Подойдет, чтобы разместить монитор, клавиатуру и небольшой лоток с документами.

Если к менеджеру часто приходят клиенты, пространство посередине стола нужно оставить свободным. Между работником и посетителем не должно быть барьера в виде монитора или документов — это мешает переговорам. В таких случаях понадобится стол шириной 180–200 см.

Столы длиной больше двух метров непрактичны: будет сложно дотянуться до дальних углов. Если менеджеру нужна увеличенная рабочая поверхность и планировка офиса позволяет, обратите внимание на угловые столы.

Ошибка №5. Неэргономичный стул

На неудобном кресле быть продуктивным не выйдет. От стула с плоской спинкой и нерегулируемой высотой у сотрудника будет болеть поясница, и ему придется чаще делать перерывы.

Как эффективнее: выбирайте кресла с регулировкой высоты сиденья и валиком под поясницу. Они помогут сохранять естественное положение позвоночника и поддерживать правильную осанку.

«Бюрократ CH-545SL» с регулировкой подлокотников и «Бюрократ MC-611N» с регулировкой высоты

Обратите внимание на кресла с возможностью изменять высоту подлокотников. Работник отрегулирует их так, чтобы руки находились на одном уровне со столешницей, — это снизит нагрузку на шею и плечи.

Ошибка №6. Нет системы хранения документов

Если все бумаги лежат одной стопкой, найти нужную бывает сложно — приходится долго перебирать всю гору или вытряхивать листы на стол.

Лоток горизонтальный Leitz Plus и шкаф для документов «ПРАКТИК CB-13»

Как эффективнее: создать удобную систему хранения. На стол можно поставить органайзер на 3–4 отделения или купить несколько лотков вроде Leitz Plus и поставить друг на друга.

Сотрудник сможет разделить бумаги по типам, например на срочные, несрочные и текущие. Каждую категорию он сложит в отдельный ярус, и будет легче найти нужный документ.

В ближайшем доступе, например за спиной, расположите полку или шкаф для хранения папок. В опенспейсе можно поставить небольшую тумбочку возле стола, например «Сокол КТ-14». Менеджер будет складывать туда отработанные документы, которые могут пригодиться в будущем, — не придется всё время ходить в архив. Навести порядок на рабочем месте помогут и полезные мелочи вроде клипсы для проводов.

Ошибка №7. В офисе некомфортная температура

Если температура в офисе выше 25 °С, а кондиционер не работает, у людей падает работоспособность. Когда температура, наоборот, опускается ниже 16 °С, сотрудники начинают думать не о задачах, а о том, как бы согреться.

Как эффективнее: установить кондиционер, чтобы поддерживать комфортную температуру и зимой и летом.

Удобнее всего потолочные сплит-системы, которые дуют в четыре стороны. В таких устройствах можно отрегулировать поток воздуха в каждом направлении — это поможет решить вечную проблему, когда кому-то душно, а кому-то холодно. Есть и другие гаджеты, которые помогут охладиться, например портативный вентилятор. Их можно предложить сотрудникам, которые переносят жару хуже остальных.

Расставьте столы в офисе так, чтобы никто не оказался под прямым потоком холодного воздуха. Заранее продумайте, у кого будет храниться пульт от кондиционера, — это снизит вероятность конфликтов.

Коротко — как создать идеальную рабочую зону менеджеру

• Определите каждому менеджеру фиксированное рабочее место с удобной мебелью. Выбирайте столы длиной от 120 см, а стулья — с подлокотниками, регулировкой по высоте и эргономичной спинкой.
• Покупайте технику в зависимости от потребностей менеджера. Например, тому, кто часто ездит по клиентам, понадобится легкий ноутбук, а обычному офисному сотруднику — стационарный компьютер с монитором диагональю 24 дюйма.
• Организовать хранение документов поможет настольный лоток или органайзер на несколько ярусов. В небольшой шкаф или тумбочку менеджер сможет складывать документы, с которыми пока не работает.
• Чтобы сотрудники не мерзли и не изнывали от жары, установите кондиционер или сплит-систему, которая будет поддерживать комфортную температуру. Второй вариант дороже, но удобнее: он позволяет регулировать поток воздуха во всех направлениях.