Как выбрать принтер или МФУ в офис и на чем можно сэкономить

Чтобы выбрать подходящий принтер в офис, нужно понять, какие документы и в каком количестве вы будете на нем печатать, будет он использоваться каждый день или раз в неделю, понадобятся ли цветная печать, сканер и возможность отправлять файл на печать со смартфона. Не запутаться в разных типах, функциях и найти способы сэкономить поможет наша шпаргалка — мы всё сравнили и посчитали.

Особенности расчетов: ресурс картриджа после одной заправки чернил производители считают по стандарту ISO/IEC 19752. Согласно этому стандарту текст на листе занимает 5%. В реальности 1 страница A4 (3800 знаков) со шрифтом Times New Roman 10-го размера занимает около 6-7%. А при цветной фотопечати заливка 100%, это примерно 1 мл всех чернил.

Для простоты мы будем ориентироваться на ресурс картриджа, указанный в характеристиках. И чтобы рассчитать цену печати, поделим минимальную стоимость оригинального картриджа на его ресурс. Расходы на принтер и бумагу в расчет не входят.

Еще рассмотрим особенности разных типов принтеров и вариантов подачи чернил.

Струйный принтер

Печатает с помощью головки, которая разбрызгивает капли чернил на бумагу. Обычно скорость работы струйного принтера невысокая — до 10 листов в минуту, договор на 30 страниц будет готов через 3–5 минут. Если несколько коллег по очереди печатают документы, придется подождать.

У струйных принтеров есть несколько вариантов подачи краски: с помощью картриджей двух видов или системы непрерывной подачи чернил (СНПЧ).

Головка встроена в принтер, меняется отдельно от картриджа. Если головка засорится, ее придется чистить или менять в сервисном центре, зато такой картридж дешевле остальных вариантов. Стоит от 1000 ₽ за один цвет, для цветной печати нужны четыре картриджа, в продвинутых моделях — до восьми картриджей, ресурс каждого — от 100 до 500 отпечатков.

• Цена печати одного листа текста — около 7 ₽ (картридж Epson T1281).

Головка и картридж объединены. Каждый раз при замене картриджа меняется и головка, что снижает риск ее поломки. Такие картриджи сложнее устроены и стоят от 3000 ₽ за черный и многоцветный картридж, для цветной печати нужны оба. Ресурс одного картриджа — от 150 до 600 отпечатков.

• Цена печати одного листа текста — около 8 ₽ (картридж Canon PG-445XL).

Картридж со встроенной головкой можно отличить по множеству контактов и площадке с соплами. Картридж без головки может иметь несколько контактов для контроля заполненности, но площадки с соплами у него не бывает

Вместо картриджа используется система непрерывной подачи чернил (СНПЧ). Она представляет собой блок, состоящий из нескольких емкостей с краской и системы трубок, по которым краска подается на печатающую головку. Сами емкости легко пополняются. Иногда СНПЧ подключают к обычному принтеру, но так как это доработка конструкции, вы лишаетесь гарантии.

Принтер со встроенной СНПЧ дороже моделей с картриджами, зато полной заправки хватает на 5000–10 000 листов. После первой заправки СНПЧ получится распечатать на 30–40% меньше страниц, так как часть чернил уйдет на заполнение трубок, будьте готовы раньше долить чернила.

Банка оригинальных чернил стоит от 1000 ₽, их хватит на 6000 отпечатков. Для цветной печати нужно купить еще три цвета или больше, зависит от модели принтера.

• Цена печати одного листа текста — около 1 ₽ (чернила Canon GI-41PGBK).

Кому подойдет

Офисам, где распечатывают 100–200 листов в месяц, подходит принтер с картриджами, одного хватит примерно на 6 месяцев. Модели принтеров с объединенной головкой и картриджем — самые дешевые, но придется переплачивать при каждой замене чернил.

Принтер с СНПЧ подойдет для офисов и копировальных салонов с нагрузкой в тысячи листов в месяц, где нужна цветная печать: не придется постоянно возиться с картриджами, цена одного отпечатка упадет в десятки раз. Если цветная печать не нужна, лазерные принтеры тоже будут хорошим вариантом, о них расскажем далее.

Только струйные принтеры печатают на фотобумаге. Модели с восемью картриджами и более в точности передают цвета, чем не могут похвастаться лазерные принтеры.

А еще струйные модели не любят долгого простоя. Если ими не пользоваться, уже через неделю-две чернила могут засохнуть, и на отпечатке появятся полосы. Для профилактики на них нужно распечатывать пару документов в месяц.

Читайте: Почему принтер изображает зебру?

Лазерный принтер

Печатает текст с помощью лазера и специального порошка (тонера), который прижигается к бумаге. Лазерные устройства быстрее струйных и печатают до 60 страниц в минуту. Если пять сотрудников отправят по договору на 30 страниц в печать, принтер обслужит всех за 5 минут.

Оригинальные картриджи для лазерного принтера стоят от 2500 ₽, но они рассчитаны на 2000–7000 страниц, то есть экономичнее картриджей для струйных принтеров. Никаких подтипов в строении нет, но для цветных лазерных моделей нужны четыре отдельных картриджа с тонером.

• Цена печати одного листа текста — около 3 ₽ (картридж Samsung MLT-D101S).

Кому подойдет

Офисам, где ежедневно распечатывают сотни страниц и важна высокая скорость работы.

При выборе лазерного принтера обратите внимание на систему подачи листов. Лучше, когда она без лотка и находится сверху. Вместимость нижнего лотка подачи ограничена десятками листов, для пополнения приходится каждый раз вынимать лоток, а это лишнее время и усилия.

Принтер или МФУ?

МФУ — это многофункциональное устройство: принтер со встроенным сканером, а иногда еще и копир, и факс. Можно не только печатать, но и сканировать или делать копии документов, отправлять их в другие офисы.

Сканирование бывает черно-белым или цветным. Последний вариант пригодится, когда вам нужно вести электронную базу с документами для аудиторов и удаленных сотрудников, все договоры будут с цветными печатями и подписями.

У любого сканера есть разрешение, от него зависит, насколько четким будет отсканированный текст. Для простого текста подойдет значение 600 × 600 dpi, для сканирования инфографики с мелкими шрифтами лучше выбрать 1200 × 1200 dpi, иначе мелкие буквы будут недостаточно четкими.

МФУ пригодится почти в любом офисе, особенно в опенспейсе. Но если принтер нужен только менеджеру, а сканер — секретарю, а они сидят в разных кабинетах, лучше купить два отдельных устройства.

Формат и качество печати

В офисе обычно используется бумага формата A4, все обычные принтеры ее поддерживают. Если планируете распечатывать плакаты, постеры, понадобится поддержка формата A3, такие устройства обычно дороже. А для чертежей или разверток A2 и больше нужны плоттеры, они также бывают лазерными и струйными, цветными и нет. Плоттер не всегда поместится на полке из-за корзины для отпечатков, плюс его длина более полутора метров.

Читайте: Как плоттер помог бренду одежды сэкономить время и деньги

У принтера есть такой параметр, как разрешение печати, вот рекомендации для разных форматов и типов изображений:

• Документы формата A4 — не менее 600 × 600 dpi, для четкого мелкого шрифта и графиков лучше выбрать 1200 × 1200 dpi и больше.
• Качественная инфографика, буклеты — 4800 × 1200 dpi.
• Фото размером A4 — от 5760 × 1440 dpi, иначе изображение будет зернистым.

Проводной или беспроводной

Проводной принтер. Подключается к одному ПК напрямую, и документы распечатываются с него. Такой вариант подойдет небольшим офисам на 2-3 компьютера.

Чаще принтер в офисе подключают к одному из компьютеров по USB и объединяют вместе с остальными ПК в локальную сеть, чтобы все сотрудники могли отправлять документы в печать. Если выключить компьютер, к которому подключен принтер, с остальных устройств не получится отправлять документы в печать.

Альтернативный вариант — подключить принтер через принт-сервер или роутер с принт-сервером. Специальный принтер для этого не нужен, подойдет любая модель с USB.

Беспроводной принтер соединяется с локальной сетью или напрямую с компьютерами по Wi-Fi. Покупать отдельное оборудование и настраивать его не придется, а в офисе под ногами будет меньше кабелей, которые собирают пыль. Беспроводной принтер подойдет для больших офисов и обойдется на 3000–5000 ₽ дороже проводного.

С сортером или без

Без сортера все документы попадают в один лоток, и сотрудникам нужно выбирать свои вручную. Подойдет для небольших офисов, где распечатывают мало документов и принтер не используется одновременно несколькими людьми.

С сортером вы можете выбрать, в какой лоток попадут распечатанные документы. Коллеги не смогут отправить туда свои распечатки, пока вы их не заберете. Всего в принтерах бывает до пяти лотков.

Будьте готовы, что такой принтер помещается не на каждую полку, чаще всего их размещают на полу. Например, Kyocera TASKalfa 4012i весит 59 кг, в ширину и высоту занимает больше полуметра

Модель с сортером подойдет офисам с десятками сотрудников, где каждый распечатывает документы на десятки страниц ежедневно. Стоит дорого — 100 000 ₽ и больше. Зато сотрудники не собираются в очереди к принтеру и не путают между собой напечатанные документы.

Вместимость механизма подачи и размер лотка

На подаче. Простые модели принтеров вмещают сотню листов, и, если в офисе часто печатают, лоток приходится постоянно пополнять. Офисные модели принимают на входе до 500 листов, отвлекаться на заправку бумаги придется реже.

На выходе. У домашних принтеров лотка на выходе вообще может не быть — листы копятся на подставке, а когда их набирается много, начинают падать на пол. Выходного лотка на 100 или 150 страниц обычно хватает для большинства документов. У принтеров с сортерами установлено от 2 до 5 лотков, каждый вмещает до 100 страниц.

Дополнительные опции

• Двусторонняя печать. Принтер печатает на листах с двух сторон. Это сильно экономит время, так как не нужно переворачивать каждый лист руками, расходуется меньше бумаги.
• Мобильная синхронизация. Можно отправлять в печать документы прямо со смартфона по Bluetooth или Wi-Fi через мобильное приложение или функцию быстрой печати у смартфонов и планшетов, например AirDrop у Apple. Пригодится, если сотрудникам часто скидывают документы в мессенджерах.
• Функция памяти. В таком принтере есть встроенная флеш-память, куда можно загрузить часто используемые документы, а потом распечатать их, просто выбрав файл на экране устройства. Удобная функция, если в офисе ежедневно печатают типовые бланки анкет и соглашений.
• Картридер или USB-порт. Можно распечатывать документ напрямую с флешки или карты памяти SD, не придется копировать их на компьютер. Пригодится, если у вас один принтер на несколько этажей и нет возможности отправить документы на печать по LAN или Wi-Fi.

Выводы: какой принтер выбрать в офис

Дополнительные опции вроде сканера, копира, факса или беспроводного подключения выбирайте исходя из организации работы в офисе, но вот основные советы.

Для печати текста раз в неделю или еще реже выбирайте лазерный черно-белый принтер с разрешением печати 1200 × 1200 dpi. У него не сохнут чернила, а одного картриджа с тонером хватит на тысячи листов.

Принтер лазерный HP Laser 107r черно-белая печать, A4, цвет белый [5ue14a]

5

1

• Подключение:USB
• Технология:лазерный, черно-белый, A4
• Разрешение:ч/б 1200 x 1200 dpi
• Лотки:подача 150 листов, выход 100 листов
• Скорость печати:ч/б (A4) до 20 стр/мин

Для цветной печати раз в неделю подойдет струйный принтер. Только не забывайте раз в неделю запускать очистку головки принтера, иначе чернила засохнут. Для цветных контуров или логотипов хватит разрешения 1200 × 1200 dpi, для инфографики с мелкими шрифтами предпочтительнее 4800 × 1200 dpi.

Принтер струйный Canon Pixma TS304 цветная печать, A4, цвет черный [2321c007]

4.5

• Технология:струйный, цветной, A4
• Скорость печати:ч/б (A4) до 7.7 стр/мин; цвет (A4) до 4 стр/мин
• Дополнительные функции:печать фотографий
• Разрешение:ч/б 1200 x 4800 dpi, цвет 1200 x 4800 dpi
• Лотки:подача 60 листов
• Мобильная печать:Air Print, Mopria
• Подключение:USB, Wi-Fi, BlueTooth, NFC

Для печати текста почти каждый день обратите внимание на лазерные принтеры с разрешением печати 1200 × 1200 dpi. И убедитесь, что бумага подается сверху, а лоток на выходе вмещает больше 200 листов, иначе работникам часто придется открывать его и докладывать бумагу.

Принтер лазерный Pantum P3010D черно-белая печать, A4, цвет белый

3

• Технология:лазерный, черно-белый, двусторонняя печать, A4
• Разрешение:ч/б 1200 x 1200 dpi
• Лотки:подача 250 листов, выход 150 листов
• Скорость печати:ч/б (A4) до 30 стр/мин
• Подключение:USB

23 090 ₽

Струйный принтер стоит рассматривать, если нужна цветная печать. Для офиса больше подойдет модель с СНПЧ — так вы будете реже заправлять принтер и сэкономите на покупке картриджей. Учтите, что у доступных моделей лоток подачи вмещает около 100 листов.

Хорошее разрешение для цветной печати — 1200 × 1200 dpi, но для фото и сложной инфографики лучше выбрать 4800 × 1200 dpi, картинки не будут зернистыми.

Принтер струйный Canon Pixma G1411 цветная печать, A4, с СНПЧ, цвет черный [2314c025/2314c025aa]

4.5

3

• Разрешение:ч/б 1200 x 4800 dpi, цвет 1200 x 4800 dpi
• Лотки:подача 100 листов
• Дополнительные функции:печать фотографий
• Скорость печати:ч/б (A4) до 8.8 стр/мин; цвет (A4) до 5 стр/мин
• Подключение:USB
• Технология:струйный, цветной, A4

Для печати каждый день тысячи листов подойдет принтер с сортером — сотрудникам не придется ждать, и они не будут путать документы. В офисе популярнее лазерные модели, так как у них выше скорость печати.

Для печати цветной инфографики подойдут цветные лазерные принтеры или струйные модели с СНПЧ, с разрешением от 1200 × 1200 dpi. Лазерные принтеры дороже, но и гарантируемый ресурс у них чаще всего больше, около 4000–12 000 страниц в сутки против 6000 отпечатков в месяц у струйных моделей.

Принтер струйный Brother HL-J6000DWR цветная печать, A3, цвет серый [hlj6000dwre1]

Нет отзывов и оценок

• Лотки:подача 500 листов, выход 100 листов
• Подключение:USB, Wi-Fi, NFC
• Дополнительные функции:печать фотографий
• Технология:струйный, цветной, двусторонняя печать, A3
• Разрешение:цвет 4800 x 1200 dpi
• Мобильная печать:Air Print, Mopria
• Скорость печати:ч/б (A4) до 35 стр/мин; цвет (A4) до 27 стр/мин

Для печати фото используют струйные принтеры. Для любительской печати подойдет модель с четырьмя цветами и разрешением печати 4800 × 1200 dpi, для реалистичного отображения оттенков требуется восемь цветов и разрешение 5760 × 1440 dpi.

Принтер струйный Epson L132 цветная печать, A4, с СНПЧ, цвет черный [c11ce58403]

4.5

4

• Дополнительные функции:печать фотографий
• Скорость печати:ч/б (A4) до 27 стр/мин; цвет (A4) до 15 стр/мин
• Технология:струйный, цветной, A4
• Лотки:подача 100 листов
• Разрешение:цвет 1440 x 5760 dpi
• Подключение:USB