Рабочее место по закону: какие требования предъявляют офисам

Условия труда сотрудников напрямую влияют на их самочувствие, производительность и прибыль компании. Основные требования к рабочим местам определяет законодательство, но только сам работодатель решает, какие выбирать кресла и каким образом обеспечивать нужную температуру в помещении. Рассказываем о правилах, действующих в РФ, какой штраф грозит за их невыполнение и что поможет их соблюдать.

Какой закон регулирует правила организации рабочих мест

Законодательство РФ описывает требования к рабочему месту офисного сотрудника, которые создавались в первую очередь для работодателей. Но эти же правила вполне подойдут для людей на удаленке и помогут организовать комфортный хоум-офис.

Правила организации рабочих мест регулируют три документа:

• Приказ Минтруда РФ № 774н от 29 октября 2021 года
• Санитарные правила и нормы СанПиН 1.2.3685-21 от 28 января 2021 года
• Санитарные правила СП 2.2.3670-20 от 2 декабря 2020 года

Последний документ вступил в силу с начала 2021 года и заменил собой Санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. В постановлении главного санитарного врача № 40 от 2 декабря 2020 года установлено, что новые правила будут действовать до 1 января 2027 года.

Согласно правилам, оштрафовать могут за следующее:

• недостаточный размер офиса,
• неправильное расположение мониторов,
• несоблюдение интервала между рабочими столами,
• рабочие кресла без регулировок,
• плохо освещенный офис,
• кабинеты без окон,
• несоответствующие нормам светильники,
• слишком низкая или высокая температура в помещении,
• влажность в офисе ниже или выше нормы.

Далее подробно остановимся на основных пунктах требований.

Размеры офиса зависят от количества техники

Первое, что надо сделать в офисе, чтобы не получить штраф — это правильно организовать рабочее пространство. Санитарные правила устанавливают нормы площади, которая должна приходиться на один монитор.

Так, в помещении, где установлены компьютеры с ЖК-экранами, на каждое такое устройство должно приходиться не менее 4,5 м².

Получается, что в помещении площадью 9 м² можно расположить только два рабочих места с мониторами. Диагональ экрана тут значения не имеет. Например, для рабочего места с компактным 21-дюймовым монитором SunWind SUN-M22BA102 требуется столько же места, сколько и для крупного 27-дюймового экрана Digma DM-MONB3212.

То есть размер офиса определяется в большей степени числом мониторов, а не количеством сотрудников. Экран должен находиться на расстоянии 60–70 см от глаз человека, клавиатура — в 10–30 см от края рабочего стола.

Правила устанавливают расстояние между мониторами и площадь рабочего места. Тип и размер стола правилами не регулируются

Кроме того, столы надо устанавливать так, чтобы расстояние между стоящими на них мониторами было не меньше 2 м спереди и не менее 1,2 м сбоку.

Если между столами установлены перегородки, их высота должна быть 1,5–2 м.

Естественный свет должен падал на рабочую поверхность слева. То есть размещать столы лучше друг за другом так, чтобы окно было по левую руку.

Требование к мебели — она должна быть удобной

Рабочее кресло офисного сотрудника должно иметь минимум три регулировки:

• по высоте сиденья,
• по углу наклона спинки,
• по расстоянию спинки от переднего угла сиденья.

На кресле должно быть удобно сидеть, а его поверхность должна быть достаточно мягкой, нескользящей и легко очищаться от загрязнений. Если следовать этим правилам буквально, то за стул вместо офисного кресла могут оштрафовать.

В офис лучше покупать рабочие кресла с большим диапазоном регулировок и запасом по нагрузке. Такие подойдут людям разной комплекции, не придется подбирать кресло каждому сотруднику индивидуально.

Регулируемые офисные кресла:

В законе это не прописано, но если в офисе работают на ноутбуках, не помешает купить для сотрудников специальные подставки, которые позволяют создавать удобный угол наклона экрана и не дают технике перегреваться. Какие подставки для каких условий подходят, мы проверили на себе.

Работать за компьютером в помещении без окон нельзя

Следующий пункт требований — освещение. Так, при работе с ПК помещение должно иметь и естественное, и искусственное освещение. То есть размещать офис с компьютерами в помещении без окон недопустимо.

В рабочей зоне освещенность должна быть в районе 300–500 лк, что примерно соответствует восходу или закату в безоблачный день. При этом бликов на поверхности рабочего монитора быть не должно. Добиться нужного освещения можно и потолочными светильниками, и настольными лампами. Либо и тем и другим: правила это не регламентируют.

Правила предусматривают, что сотрудники должны иметь возможность регулировать световой поток — включать и выключать лампы или менять интенсивность их работы, а на окнах нужны жалюзи или шторы, чтобы можно было самостоятельно делать помещение светлее или темнее.

Жалюзи или шторы и дополнительные источники света — важные инструменты для регулировки светового потока

Если в офисе слишко темно, допустим окна маленькие или выходят на северную сторону, то этот недостаток проще всего компенсировать настольными лампами. При этом надо следить, чтобы коэффициент пульсации у осветительных приборов не превышал 5%.

Пульсация светового потолка — это неравномерное свечение, то есть то более яркое, то менее. Глаз человека может не замечать эти колебания, но некоторые пульсации приводят к расстройству работы мозга. Проверить соответствие светильника требованиям можно, изучив документы, которые находятся в упаковке, или замерить специальным прибором — пульсометром.

Настольные лампы с регулировкой направления света:

В помещении нужно поддерживать оптимальные температуру и влажность воздуха

Температура воздуха в помещении сильно влияет на работоспособность и состояние здоровья людей, поэтому эта сфера регулируется нормативами СанПиН 1.2.3685-21.

Допустимая температура в офисе может колебаться в пределах 7°C, но оптимальный диапазон более узкий — всего 3°C

Работа в офисе — это сидячая работа с незначительным физическим напряжением, оптимальная температура для этих условий — 23–25°C. Минимально допустимая температура в офисе — 21°C, максимально — 28°C.

Техника для поддержания микроклимата в помещении:

По правилам влажность воздуха в офисе должна быть в диапазоне 40–60%. Стоит учитывать, что офисная техника нагревается при работе и дополнительно сушит воздух.

Поэтому в помещении с копировальной и другой техникой пригодится увлажнитель — компактный, с емкостью для воды объемом 3–4 литра, чтобы его можно было переносить и он помещался на столе или полке.

Увлажнители для небольших офисов площадью до 45 м²:

Также в помещении не должно быть душно. Для это нужно обеспечить приток свежего воздуха с помощью проветривания, приточной вентиляции или кондиционера с приточной вентиляцией. Вентиляторы или обычные кондиционеры создают движение воздуха, но приток свежего воздуха они не обеспечивают.

Настольные и напольные вентиляторы:

Кто следит за соблюдением норм и какие штрафы предусмотрены

За тем, как в организациях выполняются предписания санитарных норм и правил, следит Роспотребнадзор, а контролирует соблюдение правил охраны труда Трудовая инспекция. Эти ведомства проводят плановые и внеплановые проверки. Плановые проходят по расписанию, которое известно заранее и находится в свободном доступе.

Например, в 2023 году планово проверяют работодателей, относящихся к категориям высокого и чрезвычайно высокого риска. Внеплановые проверки чаще всего происходят в результате жалоб сотрудников.

Ответственность за нарушение санитарных правил описана в Кодексе об административных правонарушениях. Согласно ст. 6.3 КоАП, штраф за нарушения какого-либо пункта требований составляет:

• для ИП — 500–1000 рублей,
• для ООО — 10–20 тысяч рублей.

Если нарушения произошли во время опасной эпидемиологической ситуации, например во время пандемии, штраф для ИП вырастает до 50–150 тысяч рублей, а для организации — до 200–500 тысяч рублей.

Запомнить

Законодательство регулирует правила обустройства рабочих мест только в офисных помещениях и обычно касается наиболее критичных моментов. Для правильной организации рабочего пространства нужно учесть не так много моментов:

• оптимальная температура 23–25°C,
• влажность 40–60%,
• освещенность 300–500 лк,
• площадь помещения из расчета 4,5 м² на рабочее место с компьютером,
• настраиваемое офисное кресло.