Меняем стандарты: OfficeSuite Mail против Microsoft Outlook

Мы подготовили цикл текстов о продуктах из офисного пакета OfficeSuite, который разрабатывает компания MobiSystems. В первом материале мы рассказали про текстовый редактор Documents, во втором — про программу для таблиц Sheets. В последней части цикла мы сравниваем почтовый клиент OfficeSuite Mail с Microsoft Outlook.

Что нужно знать про OfficeSuite Mail

Почтовый клиент пакета OfficeSuite доступен на ПК с операционной системой Windows. Если нет подключения к интернету, OfficeSuite Mail будет работать в автономном режиме, а как только появится сеть, отправит письма.

Подготовка писем

И в Microsoft Outlook, и в OfficeSuite Mail есть настройки для оформления писем. Можно не только выбрать шрифт и цвет, но и добавить списки, поправить отступы, загрузить таблицы и изображения. Также в обоих пакетах есть средства проверки орфографии, а в продукте Microsoft — стили для заголовков и подзаголовков.

В почтовые клиенты, как и в текстовые редакторы, встроена проверка орфографии

Чтобы не пришлось каждый раз подписывать сообщения, можно создать несколько шаблонов для разных ситуаций — нового письма, ответа и пересылки корреспонденции. Еще и Microsoft Outlook, и OfficeSuite Mail позволяют указать низкую или высокую важность сообщения. Это пригодится, если отправляете срочное письмо и нужно, чтобы адресат посмотрел его как можно быстрее.

Для эксперимента мы подготовили деловое письмо. По нашей задумке, менеджер делится новостями по реорганизации отдела со своими коллегами.

У сообщения высокая важность — чтобы предполагаемые коллеги как можно раньше узнали, что поменяется в их подразделении

Мы разослали новости трем адресатам и попросили проверить почту. На доставку ушло несколько секунд вне зависимости от провайдера (наши помощники пользуются сервисами Gmail, Mail.ru и «Яндекс»).

Письмо выглядит аккуратно благодаря разделению на абзацы и нумерованному списку

Составлять и отправлять сообщения в OfficeSuite Mail так же легко, как и в Microsoft Outlook, поэтому у нас не возникло трудностей с этой задачей. Функционала почтового клиента компании MobiSystems хватит и для деловой, и для личной переписки.

Работа с почтой

И в Microsoft Outlook, и в OfficeSuite Mail много возможностей для работы с корреспонденцией. Доступна фильтрация непрочитанных или отмеченных сообщений, сортировка по разным критериям — от степени важности до вложений. А чтобы не захламлять раздел «Входящие», можно создавать папки и распределять письма по ним.

У продукта Microsoft есть преимущество — в программе доступны правила, которые автоматизируют рутинные операции. Можно настраивать правила по теме, отправителю или получателю писем. С помощью этой опции легко сделать так, чтобы сообщения с определенной темой сразу попадали в нужную папку, либо приходило уведомление о письмах от конкретного пользователя на смартфон.

Чтобы проверить почтовые клиенты, мы создали шесть папок для сортировки корреспонденции:

• «Команда» — сюда попадают сообщения коллег из своего отдела;
• «Общая информация» — здесь можно хранить письма руководства о ситуации в компании, сообщения бухгалтерии и HR-службы;
• «Отклики на вакансии» — этот раздел нужен для резюме и портфолио от кандидатов, которые хотят попасть в команду;
• «Компания “Альфа”», «Компания “Бета”» и «Компания “Гамма”» — в папках будут письма от клиентов из разных организаций.

В каждую папку, кроме «Откликов на вакансии», мы переместили по три сообщения. Чтобы протестировать продукты в равных условиях, мы распределяли письма вручную. Работать с корреспонденцией в OfficeSuite Mail так же удобно, как и в Microsoft Outlook, — достаточно перетащить сообщение левой кнопкой мыши в подходящий раздел.

На главной странице OfficeSuite Mail есть все нужное для работы — папки, списки писем и открытое сообщение

Раздел для откликов остался пустым, чтобы мы проверили, как работают правила в Microsoft Outlook. Для этого определили условие — если в теме есть слова «Портфолио», «Резюме» и «Отклик», то письмо попадает в соответствующую папку. Благодаря такой функции вся переписка с кандидатами будет в одном месте.

По нашей задумке, компания принимает резюме до середины июня, поэтому мы поставили еще одно условие — временное ограничение на перемещение писем. Кто не успел до 14.06, тот опоздал.

Можно добавить условие, чтобы кандидату автоматически приходило шаблонное письмо с оповещением, что адресат получил резюме и даст обратную связь в течение рабочей недели

В OfficeSuite меньше возможностей для обработки писем, потому что нет функций, которые помогают автоматизировать рутинные операции. Но для большинства задач такие опции и не понадобятся: хватит распределения сообщений по папкам, а также сортировки и фильтрации по разным параметрам.

Управление контактами и работа с группами

В Microsoft Outlook и OfficeSuite Mail можно создавать контакты и указывать в карточках всю нужную информацию о пользователях — от организации и должности до дня рождения, чтобы вовремя отправить поздравление. Для тех, кто не хочет вносить данные вручную, есть функция импорта адресной книги vCard или файла данных Outlook в форматах PST и OST.

Если одна почта используется и как рабочая, и как личная, то пригодится опция группировки контактов. С помощью нее удобно создавать отдельные группы для близких, коллег и клиентов, а еще мастеров или поставщиков, к которым можно обратиться за нужной услугой.

Еще больше интересного и полезного в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь!

Если же зарегистрировано несколько учетных записей на разные почты, то можно разделить адресные книги. Тогда контакты коллег, клиентов и близких не смешаются, и будет легко найти нужный почтовый ящик.

Для эксперимента мы создали семь контактов и заполнили карточки вымышленными данными. Например, одного пользователя зовут Мария Иванова, она менеджер из компании «Альфа». По нашей задумке, общение с сотрудником из клиентской организации проходит не всегда по почте — иногда приходится созваниваться, чтобы задать уточняющие вопросы. Поэтому мы добавили два номера телефона — рабочий и личный.

В заметках к контакту можно написать важные детали: например, менеджеру лучше звонить до 14:00

На следующем этапе тестирования мы проверили, как группировать контакты. Для этого создали группу «Компания “Альфа”» и добавили в нее трех человек. По задумке это менеджеры клиентской организации, с которыми нужно взаимодействовать во время работы над проектом.

В почтовых клиентах можно отправить сообщение всей группе, чтобы не добавлять каждого в адресаты

В OfficeSuite удобно вести книгу контактов, потому что есть все нужные функции и при этом интерфейс не захламлен опциями, которые вряд ли пригодятся, как в MS Outlook. Например, показать адрес получателя на карте или назначить ему задачу. Для таких задач обычно используют онлайн-карты и таск-трекеры, а не почтовые клиенты.

Ведение календаря

И в Microsoft Outlook, и в OfficeSuite Mail есть календарь, в который можно добавлять события и встречи. Такая опция пригодится тем, кто ведет расписание и фиксирует в нем все события — и личные, и рабочие. В программах можно указать время начала и окончания мероприятия, а еще включать напоминания.

Чтобы протестировать почтовые клиенты, мы добавили в календарь рабочие встречи, приемы у врача, посиделки с друзьями и занятия хобби. В графике наглядно расписана вся рабочая неделя.

У каждого события проставлено напоминание на разное время в зависимости от мероприятия. Например, уведомление перед встречей с руководителем придет за час и затем за 15 минут до начала, а напоминание о танцах — за два часа

Через календарь удобно приглашать участников встречи. Для этого нужно выбрать пользователей из списка контактов или вручную ввести электронные адреса, указать время и место события. Если мероприятие пройдет онлайн, то можно добавить ссылку на созвон. Иногда совещания проходят стабильно раз в неделю, по определенным дням — на такой случай есть опция сделать встречи повторяющимися, чтобы не создавать их заново каждый раз.

Еще одна функция, которая позволяет организовывать собрания, — планировщик встреч. Если участники тоже ведут календарь, то можно посмотреть их свободные слоты. При этом узнать, что именно запланировано на это время, не получится: в планировщике отображается только время и статус: «Занято», «Не уверена (а)», «Нет в офисе» или «Нет информации». Информация о встречах и событиях пользователей остается конфиденциальной. Есть одно ограничение — можно посмотреть статус участников встречи только если они пользуются почтовым клиентом Gmail.

В планировщике встреч отразились слоты, которые заняты в календаре

С помощью этого функционала можно выбрать удобное для всех время, не запуская многоступенчатую систему согласования с коллегами оптимального времени для встречи.

Что в итоге

Сильная сторона OfficeSuite Mail — это удобный и не перегруженный кнопками интерфейс. В программе легко разобраться как опытным пользователям, которые каждый день работают с почтой, так и тем, кто использует только календарь, а все рабочие процессы ведет в мессенджерах.

По функционалу почтовый клиент немного уступает MS Outlook. В OfficeSuite Mail не получится создавать правила, которые помогли бы автоматизировать рутинные действия — например, перемещать в нужную папку сообщения от определенного отправителя или с конкретными словами в тексте письма. Это понадобилось бы тем, кому каждый день приходят десятки сообщений и кому нужно быстро отвечать на них или пересылать другим пользователям. Если же работа с почтой не такая интенсивная, то возможностей OfficeSuite Mail хватит для большинства задач.

По цене OfficeSuite существенно уступает Microsoft Office — в хорошем смысле. Например, «бессрочная» версия MS Office 2021 для личного и коммерческого использования в крупных магазинах электроники стоит около 30 тысяч рублей. OfficeSuite для дома и бизнеса 2023 обойдется почти в четыре раза дешевле — в 6990 рублей*.

Желающим попробовать OfficeSuite Mail (и другие составляющие офисного пакета) в деле можно скачать полноценную версию продукта на сайте разработчика и семь дней тестировать программу.

*Цена действительна на момент написания статьи.