Как скопировать таблицу из Word в Excel и сделать ее удобной для работы

Все знают, как удобен Word для работы с электронными документами. В этой же программе удобно пользоваться таблицами, если вы не имеете дело с математическими формулами. Но обрабатывать статистические данные и визуализировать информацию легче в Excel. По этой причине туда иногда приходится переносить из Word уже созданные таблицы.

Рассказываем, как сделать это правильно и какие функции помогут стать таблице более удобной и наглядной.

На что обратить внимание при переносе таблицы

При копировании таблицы из Word в Excel обратите внимание на несколько нюансов, которые могут повлиять на ее форматирование.

• Убедитесь, что в области на странице Excel, куда будет вставлена таблица, нет никаких данных (обычно это левый верхний угол), иначе информация из Word заменит ту, что уже имеется.
• Проверьте, что в ячейках Word нет лишних пустых строк или скрытых разрывов абзаца (¶), — это может привести к лишним строкам в Excel.

Шаг первый: копируем таблицу

Откройте вордовский документ. В левом верхнем углу своей таблицы вы увидите кнопку со стрелочками. Кликните по ней правой кнопкой мыши, чтобы автоматически выделить всю таблицу:

Скопируйте таблицу, выбрав функцию «Копировать» (или нажмите клавиши CTRL+C):

Таблица скопирована и готова к перемещению.

Шаг второй: вставляем таблицу в Excel

Найдите левый верхний угол в открытом листе Excel, поставьте в ячейку курсор, кликните правой кнопкой мыши и нажмите «Вставить» (либо Ctrl+V). При вставке таблицы вы можете увидеть диалоговое окно «Параметры вставки».

Есть два варианта:

• сохранить исходное форматирование — таблица сохранит стиль из Word (цвета, шрифты, границы);
• использовать конечное форматирование — таблица адаптируется под оформление Excel.

А вот таблица с конечным форматированием:

Шаг третий: используем удобные функции Excel для работы с таблицей

Чтобы работать с таблицей было удобнее, можно структурировать данные, применяя функцию «Условное форматирование» на вкладке «Главная». Это позволит автоматически выделять ячейки разными цветами в зависимости от их содержимого, делая таблицу более наглядной.

Пример первый — выделяем ячейки разными цветами. Данные будут сами корректироваться при каждом изменении. Например, можно настроить таблицу школьной успеваемости учеников так, чтобы оценки «пять» выделялись зеленым цветом, «четверки» — оранжевым, «тройки» — красным.

Нажмите на «Создать правило».

Выделите «Форматировать все ячейки на основании их значений». Выберите трехцветную шкалу. Это и есть новое правило.

Итоговый результат:

Пример второй — создаем в ячейках цветные значки. Вы можете выбрать или создать правило сами. Например, распределить цвета по значениям.

Нажмите меню «Условное форматирование», выберите «Цветовые шкалы». Вы увидите в появившейся панели «Другие правила». Кликните на них:

Снова нажмите на «Форматировать все ячейки на основании их значений», но в «Стиле формата» для разнообразия выберите «Наборы значков».

В итоге у вас рядом с каждой оценкой появятся кружки.

Пример третий — создаем гистограмму. Это можно сделать для более наглядного отображения данных в таблице. В меню «Условное форматирование» выберите функцию «Гистограммы».

Как вариант выберите красную гистограмму.

У вас получится такой результат.

Как создать в Excel умную таблицу

Еще вы можете воспользоваться функцией преобразования старой таблицы в умную.

Зачем это делать? Есть несколько плюсов:

• шапка таблицы не сдвигается при прокрутке;
• появляется возможность использовать фильтр для отбора и сортировки;
• по мере появления новых столбцов и строк размер таблицы меняется сам;
• есть вкладка «Конструктор» — с ней можно анализировать данные и настраивать таблицу;
• введенные формулы автоматически копируются на весь столбец.

Чтобы создать умную таблицу, нужно нажать на «Форматировать таблицу» и выбрать цвет ячеек.

Выбираем зеленый цвет. В специальном поле указываем диапазон выделенных ячеек. Таблица преобразовалась. Теперь вы можете делать с ней все, что посчитаете нужным, например, растягивать.

Как визуализировать данные при помощи спарклайнов

Чтобы удивить коллег и еще интереснее визуализировать данные, используйте спарклайны — мелкие диаграммы в самих ячейках. Для создания спарклайна зайдите во вкладку «Вставка». Найдите группу «Спарклайны». Теперь нажмите «График» или «Гистограмма».

Выделите ячейку после значений и нажмите на «Гистограмма». В специальное поле нужно вставить диапазон ячеек, на основании которых выстраивается формула.

Нажмите на «Ок» — в ячейке таблицы появится гистограмма.

Если вы выберете в «Спарклайнах» функцию «График», нужно будет проделать аналогичные действия.

В специальное поле нужно вставить диапазон ячеек, на основании которых выстраивается формула.

Результат будет выглядеть так.

Как перенести таблицу из Word в «Google Таблицы»

Аналогичным образом можно вставить таблицу из Word в «Google Таблицы». Скопируйте таблицу в Word, откройте «Google Таблицы», наведите курсор на нужную ячейку, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Вставить».

Таблица вставлена.

После вставки таблицы вы сможете строить диаграммы, применять фильтры, анализировать данные и использовать другие возможности «Google Таблиц».