Шредеры: зачем нужны и как правильно уничтожать документы

В каждом офисе скапливаются бумаги: черновики отчетов, материалы к совещаниям, испорченные бухгалтерские акты и счета, которые нельзя выбрасывать. Утечка внутренней информации навредит бизнесу, а за нарушение требований к хранению персональных данных клиентов компанию и сотрудников могут оштрафовать.

Шредер предотвратит превращение офисных столов в запущенный архив, а компакт-диски и конфиденциальные документы измельчит на кусочки, чтобы информацию нельзя было восстановить.

Рассказываем, чем ленточный уничтожитель бумаг отличается от перекрестного, какой купить в офис и на какие функции обратить внимание при выборе.

Ленточные, поперечные или режущие на фрагменты: в чем разница и какой выбрать?

От типа уничтожителя бумаг зависит размер фрагментов, на которые измельчаются бумаги, и то, насколько сложно будет восстанавливать информацию.

Ленточный шредер. Лист бумаги разрезается ножами на тонкие длинные полосы. Ширина одного фрагмента — от 6 до 12 мм, а стандартный лист A4 превращается в 20–40 лент.

Ленточный уничтожитель для бумаг

Такие обрезки легко склеить вместе и прочитать уничтоженный текст. Поэтому ленточные шредеры подойдут только для уменьшения объема мусора и измельчения общедоступных документов, в которых нет конфиденциальной информации.

Поперечные уничтожители разрезают бумагу по диагонали с двух углов, создавая частицы, которые едва можно прочитать. Результат работы такого устройства напоминает тонкие ленты, которые дополнительно разорвали на фрагменты. Один лист бумаги формата А4 разделяется в среднем на 400 частиц. Восстановить документ можно только с помощью специальных программ, которые сканируют и анализируют обрывки.

Поперечный уничтожитель для бумаг

Поперечные уничтожители подойдут для работы с большинством офисных документов: от налоговых и бухгалтерских отчетов до планов развития, личных данных сотрудников и клиентов.

Шредеры с фрагментарным типом нарезки. Максимальную степень секретности обеспечивают уничтожители, которые превращают лист бумаги в набор «конфетти» — до нескольких тысяч крошечных кусочков. Они работают так же, как поперечные уничтожители, но каждый фрагмент дополнительно разрезается на несколько частей. Такие шредеры работают медленнее, зато восстановить документ из бумажной крошки на выходе практически невозможно.

Уничтожитель бумаг с фрагментарным типом резки

Такие устройства подойдут даже для уничтожения сверхсекретных документов, за которыми могут охотиться конкуренты или шпионы, например рецепта лимонада-бестселлера или государственной тайны.

Результат работы трех видов шредеров

Уровень секретности по международному стандарту DIN 66399 в характеристиках устройства показывает тип нарезки и размер полученных фрагментов.

На что еще обратить внимание при выборе уничтожителя для бумаг

Одновременная загрузка — сколько листов плотностью 80 г/м² поместится в податчик. Оцените объем документов, который будете измельчать. Если шредером пользуется один-два сотрудника, подойдут модели с лотком до 15 листов. Для среднего офиса — от 50 до 100, а для крупного офиса выбирайте модели, которые принимают больше 100 листов. Устройства с автозапуском стартуют, как только бумага попала в податчик, и экономят время сотрудника.

Емкость корзины — объем лотка, в который попадают разрезанные частицы. Для маленького офиса подойдут модели с корзиной до 25 л, для работы с большим количеством документов — от 50 л. Чем крупнее фрагменты и ниже класс секретности шредера, тем больше места занимает мусор.

Время работы и восстановления — как быстро устройство отключается. При измельчении ножи шредера сильно нагреваются, поэтому каждые 10–30 минут уничтожителю нужен перерыв. Для маленького офиса подойдут модели, которые непрерывно работают в течение 10–15 минут. Для архива и офиса, в котором работает от 10 сотрудников, — не менее 30 минут с коротким перерывом 5–10 минут.

Размер бумаги. Стандартные уничтожители работают с листами формата A4 и подойдут для большинства офисов. Но если вы используете много документов большего размера, например печатаете чертежи разрабатываемых устройств на листах A3, выбирайте модели, которые поддерживают этот формат.

Один или даже два больших листа можно сложить или разрезать на части, чтобы они поместились в стандартный шредер. Однако когда таких страниц много, это займет много времени.

Работа со скрепленными документами сокращает время на предварительную обработку листов. Металлические скобы от степлера застревают между ножами и выводят шредер из строя. Чтобы не тратить время на удаление скрепок из листов, выбирайте модели, ножи которых справляются с металлом.

Автореверс в автоматическом режиме запускает вращение барабана в обратном направлении, когда бумага застревает в уничтожителе. Чаще всего замятие возникает, когда шредер захватывает слишком много листов одновременно, и ножи не справляются с ними. После освобождения барабана уничтожитель возобновит работу. Если у вас большой поток документов, которые нужно уничтожать, выбирайте модели с автореверсом.

Шредер с отсеком для измельчения дисков

Переработка карт и дисков. Некоторые модели шредеров работают не только с бумагами. Если для обмена информацией с контрагентами или хранения данных вы используете CD-диски, выбирайте модели с этой функцией. Они модифицированы так, чтобы диск не повредил нож, а его осколки не попали наружу. Для разрезания пластиковых карт достаточно обычного ножа шредера, и эта опция доступна почти во всех современных моделях устройств.

Измельчение гарантирует конфиденциальность?

Документ, измельченный с помощью шредера, можно восстановить, но это сложная задача. Легче всего собрать лист, разрезанный на полоски, — для этого даже не требуется специальное оборудование, только достаточный запас времени.

Для перекрестных уничтожителей сложность зависит от размера полученных частиц: чем меньше фрагменты и больше документов перемешано вместе, тем сложнее задача. Проще восстанавливать документы с двусторонней печатью — каждый фрагмент содержит две подсказки для сборки «пазла». Для печати конфиденциальных документов используйте односторонний режим.

Для восстановления кусочки документа сканируют и обрабатывают с помощью компьютерных алгоритмов. Программы для реконструкции идентифицируют каждый фрагмент и определяют для них специфические характеристики: размер, цвет, шрифт и текст. После этого методом перебора автоматизированная система подбирает возможные соседние фрагменты, а оператор выбирает из готовых вариантов.

В 2011 году в США провели конкурс DARPA Shredder Challenge. Участники получили отсканированные фрагменты пяти страниц с разной степенью измельчения: от 200 до 6000 кусочков. Для победы в конкурсе требовалось собрать текст или изображения и ответить на вопросы к каждому документу. Команда победителей использовала компьютерное зрение и восстановила все документы — на работу ушло около 600 часов.

Без искусственного интеллекта 36 немецких исследователей за 20 лет восстановили только 1,5 млн страниц из личных дел Штази — тайной полиции ГДР. На реконструкцию примерно трех тысяч стандартных страниц у одного опытного архивариуса из музея уходит до полутора лет.

Измельчение не дает гарантии полного уничтожения информации, а коммерческие компании в некоторых странах предлагают услуги восстановления текста с измельченных документов. Однако стоимость превышает 100 000 $ за страницу и обычно не окупается результатом, если речь не идет о сверхсекретной информации.

Какой шредер подойдет для офиса?

Уничтожитель бумаг ассоциируется с банками или другими большими организациями, работающими с персональными данными. Но даже в маленьком офисе накапливаются бумаги, которые выбрасывать небезопасно. Модели различаются по стоимости, функциям и уровню секретности, который зависит от степени измельчения листов.

Для выбора подходящего устройства оцените, сколько страниц потребуется уничтожать ежедневно, сколько сотрудников будут пользоваться шредером и насколько конфиденциальную информацию содержат документы, которые хотите измельчить.

Для небольшого офиса на 2–3 сотрудника, где не работают с секретной информацией, подойдут ленточные модели вроде Buro Home BU-S606S. В них можно измельчить рекламные листовки и буклеты, накопившуюся макулатуру.

Устройство разрезает листы на ленты шириной 5 мм — это второй уровень секретности: из лент легко восстановить исходный текст. Этот шредер запускается автоматически, но в податчик войдет только 6 листов. Уничтожитель выключается через две минуты и восстанавливается за 40 минут. За один период работы в таком режиме измельчается до 20 листов.

Документы, которые требуют уничтожения, можно сдавать на утилизацию. Компании, которые оказывают услуги по измельчению архивных документов, используют аналогичное оборудование — шредеры с разным уровнем секретности.

Стоит услуга в среднем от 8–10 руб/кг без учета доставки документов, на цену влияет и уровень секретности. По желанию уничтожение проводится в присутствии клиента, а по результатам составляется подтверждающий акт. Если редко уничтожаете конфиденциальные документы, использование услуг сторонней компании выгоднее покупки собственного шредера.

Уничтожитель бумаг Buro Home BU-S606S, P-2, 5 мм, 6 лист. одновременно, 11л

5

• Уровень секретности по DIN 66399:P-2;
• Особенности:автостарт,
• Одновременная загрузка, листов:6;
• Тип резки:ленты, 5 мм,
• Объем корзины:11 л;
• Класс секретности:нет;
• Переработка:кредитных карт,

2690 ₽

Для среднего офиса до 10 сотрудников выбирайте модель с перекрестной нарезкой и уровнем секретности не ниже четвертого. Такой шредер подойдет и для повседневной работы, и для уничтожения бухгалтерских и персональных отчетов, а также личных данных сотрудников.

Например, уничтожитель Cactus CS-SH-75-21-4X40AF поддерживает автоматическую подачу до 75 листов бумаги одновременно. Его ножи рассекают лист на фрагменты размером 4 × 40 мм. Шредер обрабатывает скобы и разделяет документы на пачки по семь листов, которые измельчаются одновременно. После завершения резки измельчитель автоматически загружает следующую порцию бумаги — и так до тех пор, пока податчик не освободится. Помимо автоматического старта, в этой модели есть автореверс, который возвращает застрявший лист бумаги.

Уничтожитель бумаг Cactus CS-SH-75-21-4X40AF, с автоподачей, P-4, 4x40 мм, 75 лист. одновременно, 21л

4.5

• Одновременная загрузка, листов:75;
• Тип резки:перекрестный, 4x40 мм,
• Класс секретности:уровень 4;
• Уровень секретности по DIN 66399:P-4;
• Объем корзины:21 л;
• Особенности:автостарт, автореверс, автоподача,

Для крупного офиса от 10 работников с большим бумажным документооборотом подойдут модели с фрагментарной нарезкой и уровнем секретности не ниже пятого. Выбирайте шредер с периодом беспрерывной работы не менее 20 минут, быстрым восстановлением и объемом корзины от 50 л.

Например, шредер Office Kit S600 измельчает документы на фрагменты площадью 4 мм² — 0,8 × 5 мм. Это соответствует седьмому уровню секретности и подойдет для защиты самой важной информации. Уничтожитель работает без перерыва 30 минут, а остывает за 10 минут. Одновременно этот шредер захватывает до 6 листов вместе со скобами и за одну минуту измельчает до 50 страниц.

Уничтожитель бумаг Office Kit S600 0,8х5, P-7, 0.8х5 мм, 6 лист. одновременно, 60л [ok0805s600]

Нет отзывов и оценок

• Объем корзины:60 л;
• Уровень секретности по DIN 66399:P-7;
• Одновременная загрузка, листов:6;
• Класс секретности:уровень 6;
• Особенности:автостарт, автореверс,
• Тип резки:фрагменты, 0.8х5 мм,

90 220 ₽

79 570 ₽

Запомнить

• Перед покупкой оцените, сколько сотрудников и в каких подразделениях будут пользоваться шредером, какие документы и в каком количестве нужно уничтожать.
• Ленточные шредеры не подойдут для конфиденциальных документов и уничтожения персональных данных. Выбирайте такие модели только для измельчения общедоступных документов и сокращения объема мусора. Например, такой шредер не стоит покупать для бухгалтерии или отдела персонала.
• В большинстве случаев компаниям не требуются шредеры со сверхвысоким уровнем секретности 6 и 7. Если вы не работаете с государственной тайной или уникальными технологиями, для конфиденциальных документов вам будет достаточно пятого уровня.
• В процессе работы шредеры перегреваются и им нужен отдых. Для 1–3 человек подойдут измельчители, которые выключаются на 30–50 минут после десяти минут работы. Если пользователей больше, выбирайте модель, которая работает непрерывно от 30 минут, с большим лотком для бумаг и автоподатчиком.