Нужно ли использовать бумажные документы, если бизнес перешел на ЭДО

Бизнес, который перешел на электронный документооборот (ЭДО), больше не должен распечатывать и хранить каждый документ в архиве. Но есть ситуации, когда бумажная версия всё же нужна. Разобрали все основные случаи.

Нужно ли распечатывать электронные документы из ЭДО

С ЭДО компании могут создавать любые документы, подписывать, хранить и пересылать их контрагентам в электронном виде. Вместо подписи, которую ставят от руки, в ЭДО используют электронную цифровую подпись (ЭЦП). Она гарантирует, что файл после подписания не редактировали.

Если документ создан в ЭДО и заверен с помощью ЭЦП, он юридически равен по силе бумажному. Распечатывать его без острой необходимости не нужно. К таким документам относятся договоры, накладные, счета, налоговая отчетность, созданные и подписанные в ЭДО, а еще банковские выписки и приложения к ним.

При этом, если документ изначально сформирован в бумажном виде и подписан от руки, загрузить его в ЭДО для хранения или пересылки нельзя. В этом случае это будет просто скан, который юридически недействителен.

Часто компании приходится вести «смешанный» документооборот, если не все контрагенты перешли на работу с электронными документами. Это значит, что с бизнесом, у которого подключен ЭДО, вы сможете обмениваться электронными документами, а с компаниями, у которых ЭДО нет, — только бумажными.

Как распечатать и заверить документ из ЭДО

При необходимости любой документ можно просто распечатать прямо из системы ЭДО. Копию обязательно нужно заверить, даже если на распечатке есть отметка о поставленной электронной подписи, — это подтвердит юридическую силу документа. Заверить можно двумя способами: нотариально или просто подписать от руки и поставить печать компании, а рядом сделать отметку «Копия верна».

Какие документы и в каком случае нужно распечатывать?

Распечатывать документ или нет, зависит от того, предусмотрена ли в нем подпись. Если она нужна, но у людей, которые должны их поставить, нет электронной, документ придется распечатать. Если подпись не требуется, документ можно хранить в электронном виде.

Схема, как хранить бухгалтерские документы

Также, стоит ли распечатывать договор или регистр, зависит от конкретного документа.

Регистры бухгалтерского учета. Документ нужно сформировать по окончании отчетного периода, который предусмотрен учетной политикой, или за календарный год. Если будете ставить подпись от руки, регистр нужно распечатать. Если подпись электронная, в этом нет необходимости.

Книга учета доходов и расходов. Ее можно вести в электронном виде, но в конце календарного года нужно обязательно распечатать, заверить подписью и печатью согласно приказу Министерства финансов №135н.

Регистры по налогу на прибыль. Это сводные формы, в которых содержится информация из первичных документов — бухгалтерских или налоговых. Если заверить их электронной подписью, распечатывать необязательно. Если КЭП на документах нет, их можно распечатать, заверить печатью и подписью от руки и в дальнейшем хранить в бумажном виде. Но по требованию инспекции, ПФР или ФСС необходимо предоставить распечатанные регистры — но только те, которые перечислены в учетной политике компании.

Счета-фактуры. Если документ заверили усиленной квалифицированной электронной подписью и составили по утвержденному ФНС формату, распечатывать его не нужно. В противном случае счет-фактуру придется распечатать, чтобы заверить обычной подписью от руки.

Бухгалтерская и налоговая отчетность. Если документы составлены в электронном формате и подписаны ЭЦП, распечатывать их не нужно.

Счета на оплату. Необходимо распечатывать только счета на оплату, которые считаются одновременно договором.

Расчетные листки. Распечатывать необязательно. Но лучше зафиксировать это во внутренних документах компании — например, в положении об оплате труда.

Электронные книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур. Можно хранить в электронном виде.

В каких случаях может понадобиться бумажная версия электронного документа

Даже если компания перешла на ЭДО, в некоторых случаях всё же придется использовать распечатки.

По письменной просьбе контрагента. Иногда при заключении соглашения между двумя компаниями указывают, что нужно составить именно бумажную версию документа. Такое бывает, например, при подписании крупного контракта, даже если обе компании пользуются ЭДО. В этом случае договор о сотрудничестве оформляют «по старинке» на бумаге, а вся дальнейшая работа с документами может вестись в ЭДО. При этом подписывать один и тот же документ и на бумаге, и в электронном виде нельзя — используется только один формат.

Если документ не подлежит переносу в цифровой формат. Есть документы, которые по закону нельзя создавать и хранить в электронном виде, даже если у компании есть ЭДО. Это правило, согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ, относится к некоторым кадровым документам, например приказам об увольнении, актам о несчастном случае на производстве, журналам о прохождении инструктажей по охране труда. Еще в электронном виде, согласно статье 4 Федерального закона №48-ФЗ, нельзя хранить вексели, поскольку их печатают на специальной бумаге с гербом.

По требованию суда и прокуратуры. В госорганах, которые осуществляют контроль в соответствии с законодательством РФ, могут запросить копии счетов, договоров или бухгалтерской отчетности в бумажном виде. Тогда нужно распечатать документ и заверить подписью от руки внутри организации.