Как организовать идеальный кофе-пойнт в офисе

Офис-менеджер Ольга изучила вкусы коллег и создала собственную систему организации чайно-кофейного уголка. Рассказывает, как всё устроить, чтобы сотрудников ничто не отвлекало от рабочего процесса.

Узнать, какой чай любят сотрудники

Я работаю офис-менеджером в крупной издательской компании почти два года. Большинство наших сотрудников трудится удаленно, в офис регулярно приходит несколько десятков человек. Я слежу за всем, в том числе за заказом разных продуктов для сотрудников, включая чай.

Наши сотрудники привыкли к определенным маркам — Greenfield и Tess.

Предпочитают конкретные вкусы:

• у Greenfield — обычный черный чай, чай с бергамотом и зеленый чай с мелиссой,
• у Tess — зеленые чаи с лаймом, мятой или ментолом, фруктовые.

Кухонный уголок в офисе компактный: чайник, кофемашина, одноразовая посуда и приборы, здесь же хранятся запасы чая, сахара и кофе

Я сама не проводила экспериментов с сортами чая, опираюсь на знания, которые передал мне предыдущий офис-менеджер. Другие бренды в нашем офисе потерпели фиаско.

Создать удобную навигацию

Работа офис-менеджера прежде всего направлена на то, чтобы сделать жизнь сотрудников предельно комфортной в бытовом плане. В каждом офисе формируются свои правила. Это касается и кухни: многие действия здесь должны быть доведены до автоматизма, чтобы не требовали большого количества времени, чтобы всё было привычно и ничто не отвлекало от рабочего процесса. Например, у нас все знают, в каких шкафчиках находятся кофе, молоко, чай и сахар. Если какой-то из продуктов закончился, коллеги не тратят время на поиски новой пачки.

Образцы одноразовых приборов на подставке — сразу видно, в какой ячейке вилка, а в какой ложка. Люди не путаются и не тратят время на поиск нужного прибора

Поскольку чая сотрудники пьют много, я придумала такой лайфхак. На нашей офисной кухне есть специальная деревянная коробка для чая. Внутри она разделена на две половинки, в каждой — четыре ячейки. С того момента, как я пришла сюда работать, я внедрила «чайную систему навигации»: верхняя половинка — для черного чая, нижняя — для зеленого. Их я тоже поделила на зоны: слева — обычный чай, справа — с добавками.

В деревянную коробку помещается около 100 пакетиков чая, расположение вкусов неизменно уже два года

За два года, что я тут работаю, сотрудники настолько привыкли к этой системе, что берут чай уже не глядя. Буквально протянул руку — и точно знаешь, что не ошибешься. Однажды, уходя в отпуск, я не успела объяснить этот принцип секретарю, и первое, что услышала после возвращения от коллег, было: «Ну наконец-то мы не будем путаться в чаях!»

Казалось бы, мелочь, но люди привыкают к удобству, что особенно важно, когда рабочий процесс требует полного включения, и быт должен быть отлажен как часы.

Следить за сезонностью

За годы работы в этой и других компаниях я заметила интересный факт: вкусовые предпочтения сотрудников меняются в зависимости от сезона. Например, осенью и зимой чаще пьют обычный черный чай или черный с бергамотом, добавляя лимон, в холодное время года — согревающие сладкие напитки. Весной в офисе предпочитают зеленый и чай с различными добавками. А летом — много зеленого чая с ароматизаторами, мятой, лаймом и фруктовые красные чаи, например с малиной. Последний, кстати, пьют вместо прохладного компота: ждут, пока остынет, и добавляют сахар.

Дружить с поставщиками и держать заначку

Очень удобно, что в нашей компании можно не ждать централизованной единственной закупки, а докупать всё, что нужно, по мере надобности. Я регулярно мониторю запасы чая и сахара, чтобы заказывать только то, что заканчивается. С нашим поставщиком чая мы сотрудничаем много лет, у нас сложились теплые отношения.

Для чая, кофе и перекусов мы используем одноразовые стаканчики и приборы, чтобы не мыть посуду. Сахар порционный в стиках. Кофейные зерна тоже тут, а также молотая корица и сироп

Внештатные ситуации бывают нечасто, но случается, что в офисе пару дней в неделю работают человек 60 (как я уже говорила, у нас гибкий график, но бывают общие собрания 1–2 раза в неделю), поэтому какой-то сорт чая может неожиданно закончиться. Для таких случаев я приберегаю по одной пачке самых ходовых сортов черного и зеленого чаев, которые всегда выручают.

Секреты удобного кофе-пойнта

• Выяснить предпочтения коллег, новые сорта и напитки вводить постепенно.
• Создать понятную навигацию продуктам и приборам, чтобы не тратить время на поиск.
• Учитывать сезонность и подстраиваться под изменение вкусов людей.
• Держать запас продуктов в офисе.